In Schweizer Vereinen, NGOs und Stiftungen wird die IT häufig nebenamtlich betreut – gleichzeitig steigen die Anforderungen an Lizenzkosten, Datenschutz und KI-Förderung. Dieser Ratgeber bündelt den Stand 2026 zu Microsoft 365, TechSoup, Microsoft Elevate, AfB-Hardware und nDSG-Pflichten in einer Übersicht.
In zahlreichen Vereinen, NGOs und Stiftungen wird die IT nebenamtlich betreut – häufig ohne entsprechende Fachausbildung. Gleichzeitig werden funktionierende und sichere Programme benötigt: für Spenderlisten, die Kommunikation mit Mitgliedern und die Zusammenarbeit mit Freiwilligen. Die finanziellen Mittel sind dabei meist begrenzt.
Für diese Ausgangslage ist mittlerweile eine breite Anbieterlandschaft vorhanden. Zahlreiche IT-Dienstleister haben sich darauf spezialisiert, gemeinnützige Organisationen gezielt zu unterstützen – darunter auch die KPX AG. Neben lokalen Schweizer Unternehmen engagieren sich ebenso global tätige Firmen wie Microsoft, Google oder AfB im Non-Profit-Bereich. Dabei steht nicht nur kostenlose Open-Source-Software zur Verfügung: Auch professionelle, kommerzielle Softwarelösungen werden gemeinnützigen Organisationen regelmässig zu stark vergünstigten Konditionen angeboten. Welche Förderprogramme und Konditionen 2026 konkret zur Verfügung stehen, wird im Folgenden dargestellt.
Microsoft 365 für Vereine, NGOs und Stiftungen – Konditionen 2026
Microsoft 365 wird von zahlreichen Non-Profit-Organisationen genutzt. Mit den Anpassungen 2025 und 2026 ist es jedoch nicht mehr durchgehend die wirtschaftlichste Option. Der aktuelle Stand der Preisrunden und Förderungen wird im Folgenden dargestellt.
Rückblick: Das kostenlose Angebot wurde im August 2025 abgeschafft
Bis Mitte 2025 konnten bis zu zehn kostenlose Lizenzen der Premium-Version bezogen werden. Seit August 2025 ist das kostenlose Angebot für Non-Profits eingestellt. Diese Anpassung war Teil einer breiteren Serie: Ab Juli 2025 wurden On-Premise-Kunden mit 10 bis 20 Prozent höheren Preisen belastet, im August 2025 wurde das kostenlose Non-Profit-Angebot abgeschafft, und ab November 2025 fielen zusätzlich Mengenrabatte für Enterprise-Agreement- und MSPA-Kunden weg.
Globale Preisanpassung per 1. Juli 2026
Am 1. Juli 2026 ist eine weitere, weltweit gültige Preisrunde in Kraft getreten. Microsoft hat zu diesem Datum die Nonprofit-Preise für ausgewählte Microsoft-365- und Office-365-Lizenzen erhöht – sowohl für Neu- als auch für Bestandskunden. Die folgende Übersicht zeigt die von Microsoft veröffentlichten Nonprofit-Preise pro Lizenz und Monat in US-Dollar:
| Produkt | Preis bis 30.6.2026 | Preis ab 1.7.2026 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | $1 | unverändert |
| Microsoft 365 Business Standard | $3 | $3.50 |
| Microsoft 365 Business Premium (ab 10 Lizenzen) | $5.50 | unverändert |
| Microsoft 365 E3 | $9 | $9.75 |
| Microsoft 365 E5 | $22.80 | $24 |
| Office 365 E1 | $2.50 | unverändert |
Als Begründung wird angeführt, dass die Preisänderungen zeitlich mit der Einführung neuer Sicherheits-, Speicher- und KI-Funktionen zusammenfallen. Für Nonprofit-Kunden wird weiterhin ein fixer Rabatt von 60 bis 75 Prozent gegenüber den kommerziellen Tarifen gewährt.
Wegfall des Business-Premium-Zuschusses
Für gemeinnützige Organisationen wird eine zweite Änderung wirksam, die unabhängig von der globalen Preisrunde besteht: Der bisherige Zuschuss für Business Premium wird gestrichen, während der Zuschuss für Business Basic mit bis zu 300 Plätzen weitergeführt wird. Die verbliebenen Rabatte werden prozentual an den neuen Listenpreisen berechnet und steigen dadurch mit. Organisationen, die Business Premium bislang über einen Zuschuss bezogen haben, dürften bei der nächsten Verlängerung mit einer spürbaren Mehrbelastung konfrontiert werden.
Übergangsregelung für Bestandskunden
Für bestehende Verträge wird eine Einschränkung zugunsten der Kunden vorgesehen: Bei bereits bestehenden betroffenen Lizenzen werden Preisänderungen erst zum Zeitpunkt der nächsten Vertragsverlängerung ab dem 1. Juli 2026 wirksam. Bei einer am 15. Juni 2026 begonnenen Jahreslizenz wird der neue Preis demnach erst ab dem 16. Juni 2027 verrechnet.
Kostenlose Option bleibt bestehen
Unverändert kostenlos angeboten wird die Business-Basic-Version für bis zu 300 Nutzer. Diese Version umfasst die browserbasierte Nutzung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie Teams und 1 Terabyte Speicherplatz pro Nutzer. Lokal installierbare Desktop-Anwendungen sind darin nicht enthalten.
Einordnung für Vereine und Stiftungen
Angesichts zweier aufeinanderfolgender Preisrunden wird eine Überprüfung des individuellen Lizenzbedarfs empfohlen, bevor bestehende Verträge automatisch verlängert werden. Das jeweilige Verlängerungsdatum sollte bekannt sein, da sich die neuen Preise erst zu diesem Zeitpunkt auswirken.
Microsoft hat das kostenlose Angebot für Microsoft 365 Business Premium im August 2025 abgeschafft. Vor einer automatischen Vertragsverlängerung ist das eigene Verlängerungsdatum zu prüfen – erst zu diesem Zeitpunkt werden die neuen Preise wirksam.
TechSoup Schweiz – die zentrale Vermittlungsstelle
TechSoup vermittelt IT-Spenden und Sonderkonditionen führender Technologieunternehmen an gemeinnützige Organisationen. Das Portal entstand ursprünglich unter dem Namen Stifter-helfen: In Deutschland wurde es im Oktober 2008 lanciert, in Österreich im September 2012 und in der Schweiz im Dezember 2013. Im Januar 2024 wurde die Plattform in der Schweiz von TechSoup Global übernommen, wobei sämtliche Daten und Konten übertragen wurden und der Dienst inhaltlich unverändert weiterläuft.
Umfang des Netzwerks
Zum Stand Ende 2025 liegen folgende Zahlen vor: Auf den drei Länder-Portalen Deutschland, Österreich und Schweiz waren bis Ende Dezember 2025 insgesamt rund 105'000 Organisationen registriert, die von 2,3 Millionen IT-Spenden im Wert von 682 Millionen Euro profitiert haben. Global betrachtet hat TechSoup seit Bestehen 1,6 Millionen Organisationen zu technologischen Ressourcen und Fördermitteln im Umfang von über 27 Milliarden US-Dollar verholfen, wobei im vergangenen Jahr rund 305'000 Organisationen weltweit bedient wurden.
Regionale Vernetzung 2026
In der Romandie wurde die Initiative «TechSoup Connect Suisse romande» lanciert, die die Tech-for-Good-Community der französischsprachigen Schweiz zusammenbringt. Sie organisiert sowohl Online- als auch Präsenzveranstaltungen, um Gemeinschaften aufzubauen, Ressourcen zu teilen und neue Möglichkeiten für gesellschaftliche Wirkung zu entdecken.
Teilnahmebedingungen
IT-Spenden, Sonderkonditionen und weitere Non-Profit-Programme stehen ausschliesslich anerkannten gemeinnützigen Organisationen zur Verfügung. Im Rahmen der Registrierung wird die Gemeinnützigkeit geprüft.
Ablauf der Registrierung
Die Registrierung erfolgt in drei Schritten: Zunächst wird ein Benutzerkonto mit den Daten der verantwortlichen Ansprechperson erstellt. Anschliessend müssen je nach Rechtsform unterschiedliche Dokumente bereitgestellt werden – für Vereine sind dies die Statuten sowie, sofern vorhanden, ein Handelsregisterauszug und ein Steuerbefreiungsbescheid der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung, für Stiftungen die Statuten oder die Stiftungsurkunde. Im dritten Schritt wird die Organisation unter Angabe dieser Dokumente im Benutzerkonto hinzugefügt.
Verfügbare Angebote
Über das Portal stehen Angebote verschiedenster Anbieter zur Verfügung. Ein Beispiel ist Notion, das gemeinnützigen Organisationen einen integrierten Arbeitsbereich zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Speicherung von Organisationsinformationen und Projektmanagement bietet. Notion wird bereits von tausenden Non-Profit-Organisationen für Wiki, Projektmanagement, Fundraising und Zusammenarbeit genutzt.
TechSoup Schweiz – techsoup.ch
Microsoft Elevate for Changemakers – KI-Programm für Non-Profits
Am 25. März 2026 wurde im Rahmen des Microsoft Global Nonprofit Leaders Summit die Initiative «Microsoft Elevate for Changemakers» angekündigt. Sie bietet Führungskräften von Non-Profit-Organisationen grundlegende KI-Zertifizierungen, Zugang zu einer starken Peer-Community und rollenbasierte Ressourcen zum Kompetenzaufbau. An der Veranstaltung wurden über 1'500 Führungskräfte aus Non-Profit-Organisationen aus aller Welt verzeichnet.
Das Programm ist Teil eines umfassenderen Engagements: Microsoft hat angekündigt, allein im kommenden Jahr mehr als 5 Milliarden US-Dollar an Rabatten, Spenden und Fördermitteln für Non-Profit-Organisationen bereitzustellen. Das Unternehmen arbeitet dabei mit knapp einer Million Non-Profit- und Bildungssystemen weltweit zusammen.
Bestandteile des Programms
Gemäss offizieller Ankündigung umfasst das Programm drei Kernelemente:
- 1
AI for Nonprofits Credential – Ein gemeinsam mit LinkedIn und NetHope entwickeltes Berufszertifikat, das Teilnehmenden einen klaren, strukturierten Lernpfad bietet. Der Lernpfad orientiert sich an der realen Arbeit im Non-Profit-Sektor. Absolventinnen und Absolventen erhalten ein LinkedIn-Berufszertifikat als formelle Anerkennung ihrer wachsenden Fachkompetenz.
- 2
Live- und On-Demand-Schulungen – Praxisnahe Trainings, die sich mit realer Non-Profit-Arbeit befassen – statt mit generischen KI-Inhalten, die lediglich für den Sektor umformuliert wurden.
- 3
Changemaker Fellowship – Ein globales Programm für Non-Profit-Fachkräfte, die bereits über konkrete KI-Projekte verfügen.
Das Changemaker Fellowship im Detail
Die Anwendungsphase für das Fellowship wurde im April 2026 geöffnet. Es handelt sich um ein zehnwöchiges globales Programm, das Mitarbeitende von Non-Profit-Organisationen, UN-Organisationen und zwischenstaatlichen Organisationen von ersten KI-Experimenten zu verantwortungsvoller, strategischer Umsetzung führen soll. Die erste Kohorte startete im Juni 2026. Das Programm läuft über acht Kohorten innerhalb von zwei Jahren, wobei jeweils rund 25 Fellows pro Kohorte ausgewählt werden. Inhaltlich ist das Programm in fünf zweiwöchige Phasen gegliedert: Die ersten beiden Wochen befassen sich mit Onboarding und Problemdefinition, gefolgt von Anwendungsfall-Entwicklung, Design und Roadmapping, bis hin zur Erstellung eines KI-Einführungsplans im Rahmen einer Abschlussveranstaltung. Unterstützt wird das Programm von den Launch-Partnern EY und Caribou. Mittlerweile steht das Fellowship Non-Profit-Organisationen aller Hintergründe offen.
Relevanz für Schweizer Organisationen
Für Vereine und Stiftungen, die den Einsatz von Microsoft Copilot in Erwägung ziehen, bietet dieses kostenlose Angebot die Möglichkeit, sich vorab mit Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten von KI auseinanderzusetzen. Zu beachten ist, dass das Fellowship-Programm aktuell ausschliesslich in englischer Sprache durchgeführt wird.
Das Programm ist kostenlos und erfordert keine bestehende Microsoft-Lizenz. Registrierung erfolgt direkt über blogs.microsoft.com.
Datenschutz – Pflichten nach dem revidierten DSG
Das totalrevidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) ist am 1. September 2023 in Kraft getreten. Es betrifft auch Vereine.
Grundsätzliche Pflichten
Mit dem nDSG kommen keine spezifischen Bestimmungen, die nur für Vereine gelten. Dennoch ist es für alle Vereine notwendig, über eine Datenschutzerklärung zu verfügen, sich mit dem neuen Gesetz auseinanderzusetzen, allfällige Verletzungen der Datensicherheit proaktiv zu melden und betroffenen Personen auf Anfrage Auskunft zu erteilen. Alle Vereine waren verpflichtet, bis zum 1. September 2023 eine eigene Datenschutzerklärung auf der Vereinswebsite bereitzustellen.
Verantwortlichkeit im Verein
Die Zuständigkeit ist klar geregelt: Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang mit den Personendaten des Vereins wird vom Vereinsvorstand getragen. Der Vereinsvorstand ist namentlich dafür verantwortlich, dass eine Datenschutzerklärung vorliegt. Unabhängig von einer formellen Pflicht zur Bestellung einer verantwortlichen Person wird empfohlen, mindestens eine Ansprechperson zu benennen, die sich mit Datenschutzfragen auskennt.
Datensicherheit und organisatorische Massnahmen
Besondere Aufmerksamkeit verdient der Umgang mit Daten bei personellen Wechseln: Personendaten dürfen bei einem Vorstandswechsel nicht lokal auf einem Computer oder in Papierform bei einem ehemaligen Vorstandsmitglied aufbewahrt werden. Ergänzend gilt, dass Personendaten ohne Einwilligung der betroffenen Personen, entsprechende Auftragsvereinbarungen oder eine Statutenanpassung nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Zur Umsetzung der Datensicherheit stellen sich praktische Fragen, etwa wie sichergestellt werden kann, dass Personendaten nicht unkontrolliert lokal auf Vorstandsrechnern gespeichert werden oder dass Mitgliederdaten nicht unverschlüsselt per E-Mail versendet werden. Zusätzlich muss festgelegt und kontrolliert werden können, welche Daten wo gespeichert oder angezeigt werden und wer Zugriff darauf hat.
Internationaler Bezug
Werden Personendaten von Personen bearbeitet, die sich in der EU aufhalten, kann zusätzlich die DSGVO zur Anwendung kommen. Entsprechend wird empfohlen zu prüfen, ob der eigene Verein unter die EU-Verordnung fällt.
Eine ausführliche Anleitung zur DSG-Umsetzung in KMU bietet der KPX-Wissen-Artikel zum Schweizer DSG.
Hardware-Beschaffung über AfB social & green IT
AfB bietet geprüfte, gebrauchte Business-Hardware für Unternehmen, Kommunen und Non-Profits an. Zum Angebot gehören persönlicher Service, 12 Monate Gewährleistung und flexible Modelle für Kauf oder Miete. Das Unternehmen bezeichnet sich selbst als Europas grösstes gemeinnütziges IT-Unternehmen und ist an 20 Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich, der Schweiz und der Slowakei tätig. Dort sind rund 700 Mitarbeitende beschäftigt, davon 49 Prozent mit Behinderung. Das Geschäftsmodell verbindet ökologische und soziale Ziele: AfB übernimmt nicht mehr benötigte IT- und Mobilgeräte von Partnerunternehmen, löscht unwiderruflich die enthaltenen Daten, rüstet die Geräte auf und verkauft sie mit mindestens 12 Monaten Garantie – hauptsächlich an Privatpersonen, gemeinnützige Organisationen und Schulen. Das Unternehmen ist zudem als Microsoft Authorized Refurbisher zertifiziert und verfügt über die ISO-Zertifizierungen 9001 und 27001.
AfB social & green IT – afb-group.ch/it-hardware
Übersicht der Anbieter
Die folgende Tabelle bündelt die wichtigsten Anlaufstellen für IT-Beschaffung und Förderung in der Schweiz sowie ergänzende Tools für den Vereinsalltag.
Zusammenfassung und nächste Schritte
Die Entwicklungen des Jahres 2026 zeigen, dass sich die Rahmenbedingungen für Schweizer Vereine, NGOs und Stiftungen im IT-Bereich kontinuierlich verändern. Folgende Punkte erscheinen im Hinblick auf die nächsten Schritte relevant:
Fünf-Punkte-Checkliste
- Eine Registrierung bei TechSoup Schweiz wird empfohlen, sofern noch nicht erfolgt. Über diese Plattform sind zahlreiche weitere Vergünstigungen zugänglich.
- Das kostenlose Schulungsangebot von Microsoft Elevate for Changemakers kann vor einer allfälligen Investition in KI-gestützte Werkzeuge in Anspruch genommen werden.
- Die Zuständigkeit für Datenschutzfragen sollte im Vorstand klar geregelt sein, insbesondere im Hinblick auf die Datenübergabe bei personellen Wechseln.
- Bei der Beschaffung von Hardware kann geprüfte, gebrauchte Ware als Alternative zu Neuware in Betracht gezogen werden.
- Das Verlängerungsdatum bestehender Microsoft-365-Lizenzen sollte überprüft werden, da die Preisänderungen erst zu diesem Zeitpunkt wirksam werden.
KPX-Services für Vereine, NGOs und Stiftungen
KPX AG unterstützt Schweizer Non-Profit-Organisationen bei der Auswahl geeigneter Lösungen, bei der Registrierung bei TechSoup sowie bei der datenschutzkonformen Konfiguration von IT-Systemen:
Managed Microsoft 365
Konfiguration mit Nonprofit-Sonderkonditionen, Berechtigungs-Reviews, Conditional Access und laufender Überwachung – damit die Lizenz auch wirklich wirtschaftlich eingesetzt wird.
Managed Security & nDSG
nDSG-konforme Standardkonfiguration, Datenschutzerklärung und Schutz der Vorstands-Endpoints – speziell für kleine Organisationen ohne eigenes IT-Personal.
Managed Backup & Notfallwiederherstellung
Geprüfte, immutable Backups für Mitgliederdaten, Buchhaltung und Kommunikation – mit regelmässig getesteter Wiederherstellung.
Häufige Fragen zu IT für Vereine, NGOs und Stiftungen
KPX AG unterstützt Schweizer Vereine, NGOs und Stiftungen bei der Auswahl geeigneter Lösungen, bei der Registrierung bei TechSoup sowie bei der datenschutzkonformen Konfiguration von IT-Systemen. Ein unverbindliches Erstgespräch kann jederzeit vereinbart werden.
Jetzt Ihre individuelle ErstanalyseAngaben zu Preisen und Förderbedingungen können sich ändern. Für aktuelle Informationen wird der Besuch der jeweiligen Anbieter-Website empfohlen.
Themen