Revisionssichere E-Mail-Archivierung – lokal bei Ihnen oder in der Cloud. Compliance-konform, manipulationssicher, mit Volltextsuche über alle Postfächer.
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Ein Backup sichert den aktuellen Zustand. Ein Archiv speichert jede E-Mail unveränderbar und dauerhaft – unabhängig vom Postfach-Zustand. Genau das brauchen Sie für Compliance und Datenschutz.
Ein Backup sichert den aktuellen Zustand. Wird eine E-Mail vor dem Backup gelöscht, ist sie im Backup nicht mehr vorhanden. Ein Archiv speichert jede E-Mail unveränderbar und dauerhaft – unabhängig vom Postfach-Zustand.
Das Schweizer Obligationenrecht schreibt vor, dass geschäftsrelevante Korrespondenz aufbewahrt werden muss. Ohne Archiv können Sie bei rechtlichen Anfragen nicht nachweisen, welche E-Mails wann verschickt oder empfangen wurden.
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, werden ihre Postfächer irgendwann gelöscht. Ohne Archiv sind E-Mails mit Kunden, Verträgen oder Projekten verloren – unwiederbringlich.
Bei internen Untersuchungen, Compliance-Audits oder Rechtsstreitigkeiten müssen gezielt bestimmte E-Mails gefunden und exportiert werden – mit vollständigem Audit-Trail. Ohne Archiv ist das praktisch unmöglich.
Lokal, Cloud oder Compliance-Vollbetrieb – jede Variante bietet vollständige Funktionalität und Compliance.
In 30 Minuten analysieren wir Ihre aktuelle Archiv-Situation und zeigen, wo Compliance-Risiken bestehen.
Wir prüfen Ihre aktuelle E-Mail-Infrastruktur und identifizieren Lücken in der Compliance. Kostenlos und unverbindlich.
GratisAuf Basis des Audits empfehlen wir die passende Bereitstellung – lokal, Cloud oder Compliance-Vollbetrieb.
IndividuellArchiv-System einrichten, E-Mails migrieren, Anbindung an Ihr Mail-System konfigurieren. Ohne Unterbrechung.
StrukturiertWir überwachen das Archiv, testen Wiederherstellungen, passen bei Bedarf an neue Compliance-Anforderungen an.
ProaktivAlle drei Modelle nutzen die gleiche Archiv-Plattform. Der Unterschied liegt in der Tiefe der Betreuung – von reiner Bereitstellung bis zum vollständig betreuten Compliance-Betrieb.
Firmen ohne eigenes IT-Personal
Wir kümmern uns um alles
KPX Smart Managed Plattform inkl. Lizenzen z.B. NinjaOne, SentinelOne
Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur
Fehlerbehebung, Updates und Weiterentwicklung
Hilfe per Remote-Zugriff, bei Bedarf auch vor Ort.
KMU mit eigenem IT-Team
Wir teilen die Aufgaben mit Ihrem Team und erweitern es
KPX Smart Managed Plattform inkl. Lizenzen z.B. NinjaOne, SentinelOne
KPX überwacht Server & Backup, Sie die Arbeitsplätze.
Störungen nach Zuständigkeit & gemeinsame Weiterentwicklung
Ihr Team hilft per Remote und vor Ort – KPX bei Bedarf
Grosse IT Teams
Sie betreiben in Eigenregie – auf unserer Plattform.
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Warum E-Mail-Archivierung gesetzlich und praktisch wichtig ist, welche Vorteile sie bringt und welche Optionen Sie haben.
E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag. Das Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f) verlangt, dass geschäftsrelevante Korrespondenz 10 Jahre aufbewahrt wird. Ohne Archiv können Sie bei einer Steuerprüfung, einem Rechtsstreit oder einer internen Untersuchung nicht nachweisen, welche E-Mails wann verschickt wurden.
Ein Backup speichert Momentaufnahmen – wer eine E-Mail vor dem Backup löscht, verliert sie. Ein Archiv speichert jede E-Mail sofort beim Senden/Empfangen, unveränderbar und dauerhaft. Beide Systeme ergänzen sich: Backup für Datenwiederherstellung, Archiv für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Archivierte E-Mails erhalten einen kryptografischen Fingerabdruck. Jede nachträgliche Änderung wird erkannt – die Integrität ist jederzeit nachweisbar. Wer auf das Archiv zugreift, wird mit Zeitstempel und Benutzer-ID protokolliert – für vollständige Compliance-Revisionen.
| Leistung | Basis | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| Archivierung Exchange Online / M365 | ✓ | ✓ | ✓ |
| Volltextsuche inkl. OCR für PDFs | ✓ | ✓ | ✓ |
| Granulare Wiederherstellung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Manipulationssicherer Speicher | – | ✓ | ✓ |
| Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Laufende Überwachung der Sicherungen | – | ✓ | ✓ |
| Quartalsweise Compliance-Reports | – | ✓ | ✓ |
| E-Discovery-Export mit Audit-Trail | – | – | ✓ |
| Vollständige DSG/OR-Compliance | – | – | ✓ |
| Schulung der Mitarbeitenden | – | – | ✓ |
Quellen: Schweizer Obligationenrecht (OR) Art. 958f · EDÖB – Datenschutz Schweiz · SwissICT – IT-Compliance.
Ein Backup sichert den aktuellen Zustand Ihrer Daten – es ist kein Archiv. Wenn eine E-Mail vor dem Backup gelöscht wurde, ist sie im Backup nicht mehr vorhanden. Ein Archiv speichert jede E-Mail unveränderbar und dauerhaft – unabhängig davon, was im Postfach passiert.
Für viele Branchen und Unternehmensformen ja. Das Obligationenrecht schreibt vor, dass geschäftsrelevante Korrespondenz aufbewahrt werden muss. Das Datenschutzgesetz (DSG) stellt zusätzliche Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit. Wir helfen Ihnen, die Anforderungen für Ihre Branche zu klären.
Beim lokalen Archiv läuft das System bei Ihnen vor Ort – volle Kontrolle, keine Cloud-Abhängigkeit. Beim Cloud-Archiv läuft es in einem Schweizer Rechenzentrum – kein eigener Server nötig, skalierbar, von überall erreichbar. Beide Varianten bieten die gleiche Funktionalität und Compliance.
Ja. Wir archivieren E-Mails aus Microsoft 365 (Exchange Online), lokalen Exchange-Servern, Google Workspace und anderen IMAP-fähigen Systemen. Die Archivierung läuft im Hintergrund – ohne Eingriff in Ihren Mailfluss.
Ja. Über einen Browser oder ein Outlook-Plugin können Mitarbeitende ihr eigenes Archiv durchsuchen und gelöschte E-Mails selbst wiederherstellen. Administratoren haben Zugriff auf alle Postfächer – mit vollständigem Audit-Trail.
Die E-Mails bleiben im Archiv erhalten – auch wenn das Postfach gelöscht wird. Sie können jederzeit von autorisierten Personen eingesehen oder exportiert werden. Das ist besonders wichtig bei Übergaben, rechtlichen Anfragen oder internen Untersuchungen.
Das ist konfigurierbar. Typische Aufbewahrungsfristen sind 7–10 Jahre für geschäftsrelevante Korrespondenz. Wir richten die Fristen nach Ihren gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien ein.
Die Volltextsuche liefert Ergebnisse in Sekunden – auch bei Millionen archivierter E-Mails. Anhänge (inkl. PDFs) werden ebenfalls durchsucht. Für E-Discovery-Anfragen können Ergebnisse gezielt exportiert werden.
Diese Managed Services ergänzen Managed Mailarchiv optimal
Managed Endpoint
Zentrale Verwaltung aller Arbeitsgeräte – Updates, Monitoring, Support.
Mehr erfahren →Managed Server
Proaktives Server-Monitoring, Wartung und Entstörung rund um die Uhr.
Mehr erfahren →Managed Security Operations
SOC-gestützte IT-Sicherheit über alle Ebenen – Endpoint, Netzwerk, Cloud, Mensch.
Mehr erfahren →Managed Email Security
Schutz vor Phishing, Ransomware und CEO-Fraud – mit SPF, DKIM und DMARC.
Mehr erfahren →Managed Microsoft 365
Lizenzierung, Einrichtung, Migration und laufende M365-Betreuung.
Mehr erfahren →Managed Backup
Automatisierte, geprüfte Datensicherung – lokal, cloud oder hybrid.
Mehr erfahren →Verständlich erklärt: E-Mail-Archivierung, DSG-Compliance und Aufbewahrungspflichten für Schweizer KMU.
Servicegebiet
KPX AG
Grindelstrasse 6, 8304 Wallisellen
Kanton Zürich, Schweiz
Mail-Archivierung und revisionssichere E-Mail-Ablage aus Wallisellen für KMU in der ganzen Schweiz – remote und wenn nötig vor Ort.
KPX betreibt Managed Mailarchiv für Schweizer KMU – revisionssichere E-Mail-Archivierung lokal oder in der Cloud, DSG-konform, mit Volltextsuche, manipulationssicher und Compliance-Audit-ready.
