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GlossarProzessautomatisierung
KI & Prozesse

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Geschäftsprozesse (z. B. Rechnungsverarbeitung, Onboarding) durch Software und KI teilweise oder vollständig automatisieren.

Gerade in kleinen Firmen mit knappen Ressourcen schafft Automatisierung spürbare Entlastung: Mitarbeitende konzentrieren sich auf wertschöpfende Aufgaben, Routinefälle laufen zuverlässig im Hintergrund.

Definition

Prozessautomatisierung kombiniert klassische Workflow-Tools mit KI-Komponenten: Eingehende Mails werden klassifiziert, Daten aus Belegen extrahiert, Freigaben automatisch angestossen und Rückmeldungen generiert. Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen, sondern sie von Routinearbeit zu entlasten.

Das sollten Sie zu Prozessautomatisierung wissen

1

E-Mail-Klassifikation und Auto-Reply

2

Belegerkennung und Datenextraktion aus Rechnungen

3

Genehmigungs-Workflows mit klaren Eskalationen

4

Anbindung an ERP, CRM und Buchhaltung

5

Einsatz von Microsoft Power Automate, Azure Logic Apps und KI-Diensten

6

Monitoring laufender Prozesse mit Alarmierung

7

Kontinuierliche Verbesserung auf Basis von Daten

8

DSG-konforme Datenverarbeitung

Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung

Welche Prozesse eignen sich als Erstes für die Automatisierung?
Solche mit hohem Volumen und klaren Regeln: Rechnungsverarbeitung, Onboarding neuer Mitarbeitender, Lieferantenfreigaben, Urlaubsanträge, einfache Kundenanfragen. Wir identifizieren mit Ihnen die Prozesse mit dem grössten Hebel.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Pilot lässt sich oft innerhalb von 2–4 Wochen produktiv schalten. Eine umfassende Automatisierung über mehrere Bereiche ist ein iterativer Prozess, der 3–12 Monate dauern kann.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Die Kosten sind stark abhängig vom Umfang. Ein Pilot mit Power Automate beginnt im niedrigen vierstelligen Frankenbereich; grössere Initiativen kosten entsprechend mehr. Der ROI liegt meist in weniger als 12 Monaten.
Welche Tools nutzen Sie für die Automatisierung?
Wir kombinieren Microsoft Power Automate, Azure Logic Apps und KI-Dienste wie Azure OpenAI. Damit lassen sich 80 % der typischen KMU-Prozesse abdecken.
Macht Automatisierung Mitarbeitende überflüssig?
Nein. Automatisierung übernimmt Routine, nicht Verantwortung. Mitarbeitende werden von stupiden Aufgaben entlastet und können sich auf Kunden, Strategie und Ausnahmen konzentrieren – das ist in Zeiten des Fachkräftemangels wertvoll.
Wie messen wir den Erfolg der Automatisierung?
Wir definieren mit Ihnen Kennzahlen: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Bearbeitungskosten, Zeitersparnis. Diese Werte werden vor und nach der Einführung gemessen, um den Effekt sichtbar zu machen.

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